La remise de diplômes est un événement marquant pour les élèves, leur famille et pour l’établissement lui-même. C’est l’accomplissement de plusieurs années de travail et une opportunité de renforcer les liens avec les nouveaux alumni de votre établissement. Bien organisée, elle peut devenir un souvenir impérissable, symbolisant à la fois la fin d’une étape et le début d’une nouvelle.
Découvrez nos 10 conseils pour faire de votre cérémonie des diplômes une réussite !
1 . Imaginez votre remise de diplômes.
Avant tout, fixez une date, une heure et estimez le nombre de participants. En fonction de l’effectif attendu, vous devrez choisir un lieu adapté à l’ampleur de l’événement. En plus du lieu, il est nécessaire de choisir le format de votre soirée. Vous pouvez choisir une cérémonie en présentiel avec une distribution classique des diplômes sur scène ou opter pour une version hybride qui permet aux étudiants éloignés de participer à distance. Pensez à commencer les préparatifs plusieurs mois à l’avance, car une bonne planification permet d’éviter les imprévus et d’assurer que tout se passe bien le jour J.
2 . Créez une équipe de choc.
Il est important de constituer une équipe dédiée à l’évènement. Chacun avec des rôles spécifiques (logistique, décoration, accueil des invités, animations) pour garantir que chaque aspect soit pris en charge. L’équipe organisatrice devra préparer un budget détaillé en amont. Pensez à inclure tous les postes de dépenses (décorations, invitations, location de matériel, collation ou repas, etc.) et essayez de prévoir une marge pour les dépenses imprévues.
3 . Maîtrisez la logistique.
Pour la suite, il est important de prévoir le déroulement de la cérémonie. En effet, vous devez avoir en tête les animations qui vont être proposées pendant l’événement. La planification des discours, la façon de remettre les diplômes, les éventuelles performances artistiques… Tout doit être coordonné et planifié. Pensez aussi à choisir un bon maître de cérémonie. C’est lui qui va mettre à l’aise le public, faire les transitions et maintenir le rythme de la cérémonie. Il est donc important de le choisir avec minutie. Ensuite, assurez-vous que tous les éléments techniques (le son, les écrans, les projeteurs…) sont au point. Prévoyez un technicien, si possible, pour éviter les soucis de dernière minute ou en cas de panne, ayez un plan B (des enceintes supplémentaires, des copies papier du programme, etc.).
4 . Choisissez un thème.
Le dernier détail organisationnel à gérer est l’aspect esthétique. Pour que votre cérémonie marque les esprits et se différencie des autres, il est important de réfléchir à un thème. Ce thème permettra de donner le ton de la soirée et de lui donner une identité visuelle.
Voici quelques idées pour vous aider :
- Optez pour des tons dorés et blancs pour une ambiance chic.
- Choisissez les couleurs de l’école pour une touche personnalisée.
- Changez d’univers et partez dans les décors d’un film culte.
- Laissez libre cours à votre imagination !
5 . Interpellez grâce aux invitations.
Lorsque que vous avez défini les détails techniques de la cérémonie. Vous pouvez dès à présent prévoir les invitations. Il est nécessaire de les envoyer suffisamment en avance pour maximiser le nombre de personnes présentes. Qu’elles soient numériques ou en papier, elles doivent être personnalisées pour chaque élève. Que vous optiez pour l’un ou pour l’autre, n’oubliez pas d’utiliser votre base de données de contact des diplômés (que vous pouvez retrouver sur votre plateforme alumni). Cela vous facilitera la tâche !
Pour qu’elles soient réussies, elles doivent être personnalisées pour l’étudiant et contenir les informations essentielles de l’événement (la date, l’heure, le déroulé des activités…). Pensez à ajouter une date limite de réponse afin d’obtenir une estimation du nombre de participants. Et pour cela, assurez-vous que l’inscription à l’événement soit claire et facile.
6 . Pensez à les tenir au courant.
En amont de l’événement, n’oubliez pas de rappeler à vos diplômés que leur remise des diplômes approche à grands pas. Vous pouvez utiliser votre plateforme alumni pour rappeler les détails ou bien les contacter par mail.
7 . Utilisez la rubrique évènement de la plateforme.
La nouvelle fonctionnalité évènement de votre plateforme alumni simplifie l’organisation de votre remise des diplômes. En quelques clics, vous pouvez créer une cérémonie avec les détails essentiels (date, heure, lieu, format). Les invités peuvent s’inscrire directement sur la plateforme, avec des rappels automatisés pour faciliter la gestion des présences.
8 . Imprimez les diplômes.
Les diplômes représentent l’accomplissement d’années de travail, leur gestion doit donc être prise avec des pincettes. Il faut imprimer les diplômes en vérifiant les noms et prénoms de chaque élève. Si vous avez choisi une cérémonie en présentiel, des toges et des chapeaux de cérémonie apportent une touche formelle et sont souvent appréciés par les élèves et les familles. Si vous optez pour une version hybride ou virtuelle, vous pouvez envisager une distribution numérique sécurisée (comme DocuSign, Blockcerts ou Moodle).
9 . Remerciez vos alumni après la remise de diplômes.
Pendant la soirée, pensez à immortaliser tout ce qui se passe. En fonction de votre budget, pourquoi ne pas engager un photographe pour capturer les moments les plus marquants. Ou encore, organisez une session photo pour que les invités puissent faire des photos de leur promotion ! Grâce à tous ces souvenirs, vous pourrez ensuite communiquer et faire revivre la cérémonie à tous vos nouveaux alumni ! Cela permettra non seulement de prolonger l’impact de la cérémonie, mais aussi de renforcer la visibilité et l’engagement des diplômés envers la communauté alumni.
À la fin de la cérémonie, préparez des petits cadeaux fera plaisir à vos convives. Si vous êtes en manque d’idées, nous avons un article dédié aux goodies ! Et pourquoi ne pas profiter de ces cadeaux pour leur demander un retour sur expérience ? Leurs retours vous permettront de peaufiner les futures cérémonies. Ou bien leur proposer de publier un avis positif sur votre école.
10. Intégrez-les dans le réseau alumni.
La remise de diplôme marque la transition de vos étudiants vers leur statut d’alumni et vers le monde du travail. C’est bien plus qu’une simple formalité pour célébrer la fin des études : c’est un moment clé pour créer un lien fort avec les nouveaux alumni. La cérémonie crée un sentiment de reconnaissance et d’appartenance, c’est le moment de montrer à vos alumni qu’ils font partie de la communauté de l’école. La remise des diplômes peut être le bon moment pour leur présenter la plateforme et ses bénéfices. Telles que l’opportunité de rester en contact avec ses anciens camarades, d’être informé de l’actualité de l’école, de devenir mentor, d’accéder à des offres d’emploi exclusives.
Vous pouvez renforcer l’engagement de vos alumni en mettant en avant leur parcours grâce à des interviews. Ils pourront ainsi partager leurs expériences pour inspirer vos nouveaux étudiants ! Pourquoi ne pas leur proposer de devenir intervenants pour votre école ? Ils seront ravis de pouvoir partager leurs connaissances avec les nouvelles générations et de garder un lien avec leur ancienne école.
