Chères écoles, chères associations alumni,
Vous êtes déjà persuadées des intérêts à renouer le lien avec vos anciens et votre équipe a décidé, sans ne plus attendre, de capitaliser sur cette richesse humaine. Pour autant tous vos projets requièrent les données personnelles des alumni pour pouvoir les contacter, que ce soit pour les soirées networking ou la plateforme des anciens. Vous rentrez alors dans le scope du RGPD et il est nécessaire d’obtenir le consentement des alumni. Alors avant de faire une campagne emailing ou de contracter avec un prestataire, nous allons voir comment obtenir le saint GRAAL du RGPD : le consentement alumni.
Le responsable de traitement et les notions d’opt in / opt out
Vous êtes une école
Dans le RGPD, le responsable de traitement (RT) est en charge de récolter le consentement des alumni. Si vous êtes une école, alors ne vous posez pas de questions, le RT est la personne morale de l’établissement. Bonne nouvelle pour vous, la CNIL prévoit le principe d’opt out (définition juste après) en ce qui concerne l’envoie d’email “pour des produits similaires ou analogues à ceux déjà acquis par un client auprès du professionnel qui le démarche.” L’opt out signifie que si le destinataire n’a pas dit “non”, alors c’est “oui”. C’est à dire que vous (dénommé professionnel) pouvez contacter vos diplômés (ici, référés en tant que client) pour ce qui concerne les services analogues à vos formations.
Vos formations sont faites pour favoriser l’obtention d’un emploi, le réseau alumni de ces dernières poursuit le même objectif et pourrait donc être considéré comme un produit complémentaire. Ainsi, pas besoin de consentement pour les contacter spécifiquement dans le cadre du service alumni. Vous pourrez donc leur demander s’ils acceptent les autres traitements de données que vous envisagez. Evidemment, plus vous serez précis, plus vous aurez de chances d’avoir de réponses positives. Les personnes aiment bien savoir pourquoi elles donnent leur accord. Nous allons voir comment faire sa demande.
Vous êtes une association alumni
Pour le cas d’une association, tout dépend de vos moyens de financement. Si l’établissement scolaire représente une part significative dans vos ressources, alors ce sera lui le RT (Responsable de traitement). Dans ce cas, c’est à l’école de récolter le consentement des alumni pour que vous puissiez exploiter ne serait-ce une adresse email. L’association devra alors veiller à ce que l’établissement intègre dans sa politique de confidentialité des données, la possibilité que l’association alumni exploite ces dernières.
Si votre association est autonome financièrement, vous êtes le RT (et c’est le cas de 90% des associations alumni). Vous ne pouvez pas – théoriquement – contacter vos anciens, ne serait-ce que pour leur demander de consentir ! Le régime d’opt in s’applique, c’est-à-dire qu’il faut obtenir l’accord du destinataire pour le joindre. Pas de panique, dans cet article je vous donne des astuces pour récolter les consentements dans le cas d’un régime opt in.
Les critères de validité du consentement de traitement de données
Avant tout je tiens à préciser qu’un consentement recueilli avant le 25 mai 2018 demeure valide, à condition qu’il soit conforme et qu’il soit donc :
Spécifique
Un consentement va de paire avec une finalité. Le sujet peut dire oui à la conservation de son adresse email pour recevoir les offres d’emploi, mais refuser pour ce qui est de l’événementiel. Il est donc important de bien travailler la récolte du consentement.
Libre
Si vous avez déjà pensé à troquer leur diplôme contre le consentement, on est mal parti … Le “oui” ne doit pas être contraint ni influencé et le sujet ne doit pas avoir de conséquences négatives suite à un refus. On pense par exemple à cette école qui obligeait les étudiants à se connecter à une plateforme alumni pour récupérer leur convention de stage (et au passage récupérer des informations sur lui), cela n’est en principe pas légal.
Eclairé
Il faut informer le sujet sur le périmètre du consentement. Dans les faits, il faut rappeler l’identité du responsable de traitement, les informations obligatoires liées au principe de transparence (en savoir plus), les catégories de données collectées et l’existence d’un droit de retrait du consentement.
Univoque
Il est la résultante d’une action positive, un opt-in. Ce point là, c’est parce qu’on s’est tous fait avoir un jour par la case pré-cochée ou bien le fameux “qui ne dit mot, consent” :’D
Que mettre dans le consentement pour ne pas être empêché de réaliser une action par la suite ?
Les finalités du traitement de données
Afin de ne pas être bloqué dans les années à venir dans les projets alumni de votre structure, il va falloir viser large dans les finalités. En effet, la mission du responsable de traitement est de recueillir un consentement par finalité. Donc plus elles sont larges, plus vous aurez de possibilités et moins de consentements vous aurez à récolter. Par exemple, une finalité peut être “favoriser les opportunités professionnelles” ou “animer la communauté alumni”. Ces appellations qui pourront englober vos projets liés à l’événementiel ou une plateforme alumni. Dorénavant, vous pouvez prêter attention aux cases à cocher dans les bandeaux des cookies sur les sites internet, les finalités sont très inspirantes !
Le traitement de données associé aux finalités
Chaque finalité doit être accompagnée du traitement de donnée pour l’atteindre : collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication, mise à disposition, rapprochement). Est-ce le consentement à l’utilisation de leurs données pour recevoir les opportunités professionnelles ? Est-ce la collecte de leurs données pour réaliser des statistiques ?
Les catégories de données concernées
Maintenant il faut spécifier de quelles catégories de données on parle. Les catégories pouvant être relatives à la carrière professionnelle, au cursus scolaire, à l’identité de la personne (incluant son adresse email). Vous pouvez rester large à travers ces catégories, tant que vous appliquez le principe de minimisation, c’est-à-dire recueillir uniquement et sans abus les données nécessaires à vos finalités.
Les mentions de l’obligation de transparence
L’obligation de transparence du RGPD oblige de mettre à disposition les informations suivantes, avant de recueillir le consentement des alumni. Ces mentions se retrouvent généralement dans la politique de confidentialité des données. Les points suivants doivent ainsi être portés à l’attention du signataire :
- l’identité et un moyen de contact du responsable de traitement. Il en va de mêmes pour les informations concernant votre délégué à la protection des données.
« Association alumni (nom), siégeant au 12 rue de Paris, contact@association.fr. Délégué à la protection des données : Jean Dupont, jean@gmail.com «
- Le fait que vos traitements de données se basent légalement sur le consentement (et non une des six autres bases légale au traitement de données).
« Le traitement des données se base sur le consentement des sujets. »
- Le caractère obligatoire ou facultatif des données pour vos finalités. Les données concernant les loisirs de vos alumni sont facultatives. Il faut toutefois informer le sujet des conséquences s’il ne renseigne pas cette information.
« Les données concernant le parcours académique et professionnel sont obligatoires pour atteindre nos finalités de… Tout autre donnée est facultative, notamment concernant les intérêts et la photo des alumni. Le non renseignement de ces dernières peut entraîner… »
- La durée de conservation des données. Cela peut être “deux ans à compter de votre dernière activité sur notre plateforme”. A ce moment là, pas de regret, la personne n’est plus intéressée par votre organisme.
« Les données concernant le parcours académique et professionnel sont conservés sur des serveurs externes (nom du serveur), en France. Elles sont anonymisées / détruites au bout de deux ans à compter de la dernière activité de l’alumni sur la plateforme. »
- Le droit des personnes concernées : droit au retrait du consentement, à l’accès aux données, à leur modification et effacement.
« Vous pouvez retirer votre consentement aux traitements de vos données en supprimant votre compte sur la plateforme alumni ou bien en écrivant à l’adresse… En écrivant à cette adresse, vous pouvez également avoir accès aux données personnelles vous concernant, ainsi que les modifier et les effacer. »
L’accès aux données pour vos futurs partenaires
Et enfin, il est nécessaire de mentionner qui peut accéder à ces données. Quand on l’oublie, ça donne des écoles qui ne peuvent pas transmettre les listes alumni à leur association alumni. Il faut donc mentionner la catégorie “association alumni” et tout autre “sous-traitants nous accompagnant dans la réalisation de nos finalités”. Vous pourrez alors un jour faire appel à un prestataire pour construire votre plateforme alumni, sans aucun risque.
Bien évidemment, l’ensemble des ces informations peuvent être inscrites dans une notice consultable, qui s’appelle la politique de confidentialité des données. Il suffit d’indiquer les phrases :
“[Le responsable de traitement] traite les données recueillies pour [finalités du traitement].
Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, reportez-vous à la notice ci-jointe.”
Quels moyens en accord avec le RGPD pour recueillir le consentement alumni ?
Puisque vous n’avez pas le consentement pour exploiter leurs données personnelles et donc de les contacter pour leur demander un “oui”, il va falloir inverser la démarche. Je m’explique : au lieu de venir vers l’alumni, on va chercher à le faire venir à nous. C’est ce qu’on appelle de l’inbound marketing.
Voici quelques idées pour attirer l’alumni et obtenir le consentement :
Le call to action
Le principe du call to action
Un call to action (CTA) est un espace sur votre site internet ou vos réseaux sociaux incitant l’alumni à entreprendre une action. Très souvent, il prend la forme d’un bouton qui renvoie à un formulaire. Le but est de l’inciter à cliquer sur le CTA pour le rediriger vers un espace où il pourra donner son consentement. Pour attirer l’alumni vers ce fameux bouton, il faut générer du contenu intéressant, relayé sur vos canaux de diffusion. Voici quelques exemples d’articles : “portrait alumni”, “l’importance du réseau”, ou encore “l’établissement recherche ses anciens”. Dans cet article, vous insérez un CTA “rejoindre la communauté alumni” pour qu’ils puissent bénéficier de la force de votre réseau !
Le formulaire « RGPD friendly » du consentement alumni
Je vous suggère de leur demander uniquement nom, prénom, promo, cursus et email avec deux cases à cocher :
- “J’accepte que mes données personnelles soient utilisées par (association ou école) pour animer la communauté alumni. Cela comprends toutes les communications ciblées liées au développement des carrières professionnelles.”
- “J’ai lu et accepté la politique de confidentialité” (où vous aurez renseigné toutes les informations abordées ci-dessus)
Et la mention :
“[Le responsable de traitement] traite les données recueillies pour [finalités du traitement].
Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, reportez-vous à la politique de confidentialité ci-jointe.”
On peut imaginer un tas d’autres Call to Action, par exemple “Participez à cet événement” ou “Faites-vous interviewer”. Cependant j’attire votre attention sur les cases à cocher, qui seront facultatives pour accéder au service en question. Vous acceptez donc ne pas rendre obligatoires toutes les questions que vous souhaitez poser. En effet, peuvent être exigées seules les données nécessaires au fonctionnement d’un service. Si ce dernier concerne un projet éditorial d’interview, alors vous devrez rendre facultatif le consentement d’être contacté pour animer la communauté alumni.
La plateforme alumni qui allie RGPD et consentement alumni
Récolter le consentement en toute tranquillité
Mettre sur pied une plateforme alumni est un bon moyen pour retrouver la trace d’anciens. En effet, vous pouvez diffuser l’URL de la plateforme sur vos réseaux sociaux pour permettre à vos anciens de rejoindre le réseau en se créant un compte. En créant le compte, l’ancien accepte que le responsable de traitement utilise ses données pour le bon fonctionnement de la plateforme, qui a pour finalité l’animation de la communauté alumni. Vous pourrez donc, dans le cadre du RGPD, exploiter les données de vos alumni.
Mise à jour de vos données
L’intérêt d’une plateforme est aussi de mettre à jour les données que vous pourriez avoir sur vos anciens. Bien souvent, les listes que vous avez comportent des données obsolètes. C’est le cas des adresses email des plus anciens, qui n’utilisent plus la messagerie renseignée à l’époque. Vous pouvez aussi offrir la faculté à l’alumni de renseigner d’autres informations sur son parcours en complétant son profil. Cela vous permet d’automatiser des statistiques anonymisées sur l’insertion professionnelle après un cursus.
Réunir l’utile au pratique
La plateforme est tout simplement un bon moyen d’attirer les alumni. En effet, elle leur offre un réseau professionnel et plusieurs fonctionnalités pour booster leur carrière. C’est également pouvoir être facilement en règle avec le RGPD grâce à l’accès à ce service qui requiert un minimum de traitement de données pour fonctionner. En plus, vos alumni peuvent facilement gérer leurs consentements facultatifs et leurs droits dans les paramètres de leur compte. Si vous décidez de sous traiter le développement de la plateforme, demandez bien à votre prestataire les éléments clés de sa conformité RGPD !
Vous l’aurez compris, le consentement est la clé pour une bonne gestion d’un réseau alumni. Une fois que vous l’avez, il vous donne les moyens de vos ambitions. C’est pourquoi c’est la première action à mettre en place lors d’une dynamique alumni dans un établissement d’enseignement. Le responsable de traitement peut récolter les consentements en usant de la stratégie d’inbound marketing, en mettant sur pied une plateforme alumni. Aussi, n’oubliez-pas que vos étudiants sont vos futurs alumni, pensez donc à récolter leur consentement avant qu’ils se sauvent !
