Créer un réseau alumni c’est investir dans la notoriété de votre établissement. Néanmoins, animer sur le long terme une telle communauté nécessite souvent de s’outiller. Cela passe généralement par la mise en place d’une plateforme alumni. Vos attentes concernant votre réseau d’anciens, vont varier en fonction de si vous opérez pour une écoles, une entreprise, une association ou même un réseau d’entrepreneur. En revanche, vous devez posséder une base commune de fonctionnalités sur votre plateforme alumni.
C’est l’union de ces fonctionnalités qui va permettre d’activer et de dynamiser votre réseau. Découvrez dans cet article les fonctionnalités phares pour une plateforme alumni qui fonctionne.
L’annuaire : un élément central !
L’annuaire est l’élément central de votre plateforme alumni. Il va vous permettre de répertorier les utilisateurs de votre plateforme. Les différents profils sont accessibles à tous les utilisateurs. Ils permettent d’avoir accès à diverses informations clés (nom, situation professionnelle, parcours académique, hobbits, etc).
Les profils sont généralement complétés grâce au questionnaire d’entrée que vous paramétrez avec votre prestataire ainsi qu’avec le remplissage des profils de vos utilisateurs.
Cet annuaire intelligent vous permet également de faire des recherches filtrées de vos utilisateurs. Elles se font en fonction de leur employeur actuel, leur localisation, leur cursus suivi, etc.
Cet annuaire deviendra le cœur de votre base de données. Elle sera mise à jour régulièrement grâce à la mise à jour des profils de vos utilisateurs.
Ainsi, vous pouvez facilement mettre à jour votre répertoire et garder un œil sur vos utilisateurs.
Le mentorat : outil de partage et d’accompagnement
Sur une plateforme alumni, le mentorat a pour but de mettre en relation deux personnes afin de faciliter l’entraide intergénérationnelle et d’assurer un transfert de savoir et de compétences.
Par exemple, il peut s’agir d’une relation étudiant(mentoré)/alumni(mentor).
Le mentorat est une action bénévole. Le mentor (souvent alumni ou étudiant de master) propose de mettre à disposition un peu de son temps pour aider un jeune diplômé ou un étudiant en quête de conseils. Il vient alors et mettre à disposition son expérience auprès du mentoré. Il va lui apporter son soutien, lui raconter son expérience et l’aider à évoluer.
Cette méthode a déjà fait ses preuves auprès des réseaux d’entrepreneurs et s’étend aujourd’hui aux écoles. Le but est de faciliter l’intégration sur le marché de l’emploi des jeunes diplômés.
Attention, cette fonctionnalité n’est pas proposée par défaut chez tous les prestataires et peut souvent engendrer des coûts additionnels. A Datalumni, le mentorat est proposé à chaque utilisateur et environ 40% des anciens se portent volontaire pour intégrer cette initiative. Les mentors apparaissent alors dans un annuaire filtré et sont distingués par une petite étoile mentionnant leur disponibilité. S’ils sont sollicités, ils peuvent évidemment accepter ou refuser la demande.
L’administrateur plateforme peut avoir une trace des demandes effectuées.
Smart Data : statistiques et récupération de données
Lors du paramétrage de la plateforme, vous devez réaliser un questionnaire d’entrée. Vos utilisateurs vont remplir ce questionnaire lors de leur inscription sur la plateforme. Celui-ci nous permet de récupérer des données sur votre réseau.
Le but : mieux connaître le profil de vos utilisateurs pour adapter votre accompagnement. Pour le cas spécifique des écoles, ce questionnaire vise aussi à vous accompagner dans vos enquêtes d’insertion professionnelle et la validation de vos titres RNCP.
Ces informations ont donc deux utilités : remplir le profil de vos utilisateurs et élaborer des statistiques à votre destination. Elles sont établies sous forme de graphiques en version PNG ou sous forme de fichier excel exportable à tout moment par l’administrateur.
Blog : communiquer avec votre communauté
Le blog est un outil disponible sur votre plateforme. Il vous permettra tout simplement de communiquer avec votre communauté sur les nouveautés de votre institution, de votre réseau, des événements, des réussites… Il y en aura pour tous les goûts et sur tous les sujets !
Votre blog alumni est également une excellente vitrine vers l’extérieur. C’est le reflet du dynamisme de votre réseau et du devenir de vos anciens élèves.
Un média rassurant pour vos futurs élèves potentiels.
Avec ce genre d’outil, il est important de faire participer votre réseau à la production de contenu. Vous pouvez, par exemple, leur demander s’ils ont des idées d’articles, leur proposer des interviews pour dresser leur portrait, proposer de mettre en avant leur entreprise, etc.
C’est vous qui décidez du contenu à publier sur le blog mais si vous êtes trop occupé, vous on vous propose de déléguer cette partie à des experts. Pour avoir un exemple, retrouver l’offre d’accompagnement mise en place par nos équipes.
Job Board : échange d’opportunités
Dans son paramétrage, une plateforme alumni inclut également un Job Board privé. Il permet à vos utilisateurs d’échanger et de diffuser des offres d’emploi ou de stage auprès de son réseau et selon les préférences de chacun.
Afin de prévenir vos utilisateurs, vous pouvez par exemple prévoir une notification hebdomadaire pour informer vos alumni des dernières offres d’emploi du réseau. Chez Datalumni, pour vous aider à vous concentrer sur l’essentiel, cette newsletter ciblée est automatisée.
Pour éviter les offres obsolètes, une demande de mise à jour à destination du recruteur est émise à 1 mois et à 3 mois. Toutes les offres dont la date limite de candidature ou la date de début sont passées sont automatiquement archivées par notre plateforme. Vous conservez leur trace afin de permettre à vos chargé·e·s de relation entreprise de rappeler les entreprises concernées.
Enfin, vous pouvez inviter des entreprises partenaires à poster directement sur cet espace. Celle-ci auront alors un compte invité et n’auront accès qu’au formulaire de dépôt d’offre, votre plateforme restant ainsi sécurisée pour vos membres.
Outils de communication
La plateforme alumni vous permet également d’échanger avec votre communauté et de les informer sur les actualités de votre école. Pour cela, on distingue deux outils essentiels à cette communication.
D’abord, le “chat”. Il permet d’échanger directement avec vos membres et de façon plus privée. Il favorise également les rencontres, la création d’événements…
De plus, la plateforme enregistre automatiquement les contacts de votre base de données. Cela va vous permettre d’envoyer des emails ciblés à vos listes. Et cela en fonction de la catégorie de vos membres, du groupe ou de l’année de promotion à laquelle il est rattaché.
Vous pouvez également choisir d’extraire vos listes pour utiliser vos outils habituels de mass mailing (campagne d’emailing, newsletter…) La formule proposée par les prestataires inclut généralement un forfait à l’année contenant un certain nombre d’emails (pouvant aller jusqu’à des centaines de milliers).
Au travers de cet article nous avons pu explorer une certain nombre de fonctionnalités indispensables pour commencer à animer votre plateforme alumni. Mais cette liste n’est pas exhaustive et au fil des mois, il est certain que vos besoins pourront évoluer.
Une plateforme alumni si elle est indispensable, ne remplacera jamais le contact réel. Donc, n’oubliez pas (dès que ce sera de nouveau possible), de convier vos anciens aux événements phares de votre établissement et d’organiser des rencontres étudiants / alumni.
Parole de plateforme ????
