Vous venez de rejoindre l’aventure Datalumni et nous vous en remercions. Maintenant que vous détenez votre propre plateforme, nous vous invitons à prendre connaissance de ce document. Vous trouverez toutes les fonctionnalités et paramètres possibles.
SOMMAIRE
PARTIE 1 / Le fonctionnement général de la plateforme – les essentiels à savoir
- Comment fonctionne la plateforme ?
- Comment inviter un utilisateur à s’inscrire sur la plateforme ?
- Comment valider ou refuser une demande d’inscription ?
- Comment ajouter ou modifier un rôle d’un utilisateur ?
- Comment rectifier la promotion ou le diplôme d’un ou plusieurs utilisateurs ?
- Comment supprimer des comptes existants ?
- Comment nettoyer sa base de données ?
- Comment exporter toutes les données de sa plateforme ?
- Comment accéder au CRM de sa plateforme ?
- Comment relancer les personnes non inscrites (comptes inactifs) ?
- Comment échanger avec un autre utilisateur ?
- Comment suivre ses statistiques de manière pertinente et ciblée ?
- Comment modifier son profil ?
- Comment désactiver son compte ?
- Un utilisateur n’arrive pas à se connecter, comment faire ?
- Comment switcher la plateforme en anglais ?
- Que signifient les références externes ?
- Comment réaliser ses enquêtes RNCP ?
PARTIE 2 / L’outil du Mentorat
PARTIE 3 / L’outil Actualité
- Comment publier un article ?
- Qu’est-ce qu’un slug ?
- Comment faire apparaître un article de blog à la une ?
PARTIE 4 / L’outil emploi et stage
- Comment publier une offre d’emploi ?
- Que signifie l’onglet “offres archivées” ?
- Qui peut publier une offre ?
- Comment valider ou refuser une offre ?
- Le rôle du recruteur, quels sont ses droits, ses autorisations ?
- Comment consulter la liste des rôles recruteurs ?
- Comment les utilisateurs peuvent-ils recevoir une alerte sur les offres d’emploi ?
PARTIE 5 / A propos de cette FAQ
C’est parti !
PARTIE 1 / Le fonctionnement général de la plateforme – les essentiels à savoir
Comment fonctionne la plateforme ?
La plateforme se compose d’outils principaux situés sur la barre de navigation centrale. Vous disposez de la vue administrateur qui vous dévoile l’onglet “Statistiques”, invisible pour les utilisateurs de votre plateforme.
Un internaute peut être :
- connecté ;
- non connecté.
Lorsque vous êtes connecté, vous avez accès à toutes les fonctionnalités : Annuaire, Mentorat, Statistiques, Offres d’emplois/stages.
Lorsque vous n’êtes pas connecté, vous aurez simplement accès aux fonctionnalités suivantes: Accueil, A propos, Blog.
La plateforme est disponible en français mais également en anglais. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment inviter un utilisateur à s’inscrire sur votre plateforme ?
Il y a trois manières différentes pour qu’un utilisateur s’inscrive à la plateforme :
- Pour inviter seulement une poignée d’individus, nous vous suggérons de passer par l’onglet Annuaire et de cliquer sur “Ajouter un utilisateur” : veillez à bien renseigner toutes les informations obligatoires afin de finaliser puis enregistrez.
L’utilisateur recevra dès lors un email lui permettant de finaliser la création de son compte. Le tour est joué !
- Si vous devez inviter un nombre important d’utilisateurs, comme à chaque rentrée scolaire, nous vous recommandons de transmettre un listing à votre chargé-e de projet Datalumni qui effectuera un import de masse. Ceci déclenche également une invitation emailing pour chaque individu. L’import doit contenir les colonnes prénom, nom, email, promo, cursus, campus, rôle (étudiant, alumni, enseignant,…).
- Vous pouvez également communiquer sur l’URL de votre plateforme. Dans ce cas, l’utilisateur renseigne ses informations (prénom, nom, email, promo, cursus, rôle) et vous soumet une demande d’inscription. Vous devez alors modérer sa demande dans les paramètres de votre compte administrateur par une validation d’inscription. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment ajouter ou modifier un rôle utilisateur ?
Si vous souhaitez ajouter un rôle supplémentaire à un même utilisateur (par exemple un alumni d’un cursus A et étudiant actuel d’un cursus B), vous pouvez le faire en vous rendant sur son profil et en sélectionnant “Gérer les rôles”. Il suffit d’ajouter ou modifier son rôle. Il est important de noter que l’utilisateur non administrateur n’a pas la permission de modifier ou de s’ajouter un rôle.
S’il s’agit d’une opération à effectuer pour un grand nombre d’utilisateurs, vous pouvez vous rendre dans l’annuaire, via le mode de vue liste, et cliquer sur le bouton violet “Action”. Veillez ensuite à choisir “modifier les rôles en masse”. Ce bouton vous permet, par exemple, de passer tous vos étudiants fraîchement diplômés en alumni. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment rectifier la promotion ou le diplôme d’un (ou plusieurs) utilisateur(s) ?
Une information d’un utilisateur est erronée, vous souhaitez la corriger ?
Sélectionnez le profil en question. Une fois sur sa fiche, il vous est possible de modifier, sa promotion, son diplôme, sa formation grâce au bouton “Gérer l’utilisateur”.
Vous pouvez également faire des modifications en masse, via le CRM, grâce au bouton “Action” , cliquez ensuite sur “Basculer tous les étudiants en alumni” par exemple. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment supprimer des comptes existants ?
Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, sélectionnez l’outil « Annuaire ». Via la barre de recherche, saisissez le nom de la personne concernée. Le profil répondant à votre recherche apparaît.
Cliquez ensuite sur son profil. Une fois sur sa fiche, dirigez-vous sur l’outil « Gérer l’utilisateur ». Sélectionnez ensuite « Supprimer cet utilisateur ». Le compte est ensuite supprimé.
Vous pouvez supprimer des utilisateurs en masse grâce au Mode de vue Liste, toujours via l’Annuaire. Sélectionnez vos filtres, et vos utilisateurs puis utilisez le bouton violet “Actions”, puis sur le bouton “Supprimer”. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment nettoyer votre base de données ?
Nous vous recommandons de nettoyer votre base de données deux fois par an afin d’éviter les doublons. En effet, un inscrit peut avoir effectué sa demande d’inscription avec une adresse mail différente que celle inscrite dans votre base de données (les pré-inscrits).
Cet utilisateur va donc figurer deux fois dans votre CRM (Onglet Annuaire > sélectionnez le mode de vue liste) : une fois en tant qu’inscrit, une deuxième fois en temps que compte non activé.
Vous pouvez donc exporter les données de l’annuaire, faire un filtre de doublon sur les noms de famille et repérer les doublons inscrits (1) / Inactifs (0). Vous pouvez maintenant supprimer les inactifs doublonnés directement sur leur profil, ou via le mode de vue liste > par le bouton Action, puis, supprimer. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment exporter toutes les données de ma plateforme ?
Vous souhaitez exporter toutes les données de votre plateforme. Dans l’onglet annuaire, sous les champs de recherche, vous trouverez l’outil “exporter toutes les données”.
Selon votre ordinateur et/ou navigateur, dirigez vous dans vos téléchargements et ouvrez le fichier.
Vous pouvez également effectuer la même opération dans l’onglet Statistiques pour obtenir les données issues du questionnaire d’inscription ainsi que dans l’onglet Offres d’emploi pour exporter l’historique des offres publiées. 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Comment accéder au CRM de la plateforme ?
Pour accéder au CRM de la plateforme en tant qu’administrateur plateforme, rendez-vous dans l’annuaire et sélectionnez le mode de vue de liste. Vous obtenez alors tous vos membres enregistrés dans votre base de données.
Vous pouvez cependant personnaliser votre recherche via les filtres et faire apparaître des informations supplémentaires grâce au bouton “Colonne Visible”.
Vous préférez travailler sur un excel ? Nous vous invitons à exporter vos données (filtrées ou non) grâce au bouton jaune “Exporter les données”. 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Comment relancer les personnes non inscrites (les inactifs) ?
Afin de relancer les inactifs, il suffit de se rendre sur l’annuaire > Mode de vue Liste. Il vous faut afficher les filtres avancés et sélectionner “est inactif ». N’apparaît alors que les inactifs, soit les non inscrits à la plateforme. Sélectionner toute la liste ou une partie de la liste, avec des filtres cumulables.
Cliquez ensuite sur “Action” puis “envoyer une nouvelle invitation”.
Attention : après un lancement de plateforme, nous relançons automatiquement les inactifs à J+4, J+10 et J+60, nous vous recommandons d’espacer vos relances dans l’année.
Les relances ne sont pas envoyées aux personnes s’étant désabonnées lors de précédents emails d’invitation. 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Comment échanger avec un autre utilisateur ?
À tout moment, à partir d’une fiche utilisateur, si vous souhaitez entrer en contact avec cet utilisateur, cliquez sur son profil.
Cliquez ensuite sur le bouton « Démarrer une conversation ». Écrivez-lui un message et cliquez sur « Envoyer ». L’utilisateur reçoit alors une notification emailing dans les deux heures suivant l’envoi de votre message. 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Comment suivre ses statistiques de manière pertinente et ciblée ?
Des statistiques sont disponibles et tirées directement de vos questionnaires d’inscription, par catégorie d’utilisateur.
Rendez-vous sur l’onglet Statistiques, apparaît alors une multitude de camemberts statistiques. Vous pouvez affiner vos recherches et faire apparaître des statistiques d’un segment d’utilisateur grâce aux filtres.
Exemple : concernant les étudiants en éco-gestion de la promo 2006, combien ont trouvé un premier emploi dans le domaine de leur formation ? Grâce à ces chiffres, gardez un regard sur l’activité de la plateforme et sur l’insertion professionnelle de vos diplômés.
Il vous est également possible d’exporter les réponses aux questionnaires au format CSV via le bouton « Exporter les questionnaires ». 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Comment modifier son profil ?
Vous opérez un changement de poste, vous détenez une nouvelle expérience et vous souhaitez la mentionner sur votre profil ? Rendez-vous sur votre profil en haut à droite comme ceci.
Afin de modifier vos informations personnelles, cliquez directement sur le bouton « Modifier le profil ». Si vous souhaitez ajouter une expérience, déroulez l’écran et sélectionnez « Ajouter une expérience ».
Vous pouvez également modifier ou supprimer une expérience via l’icône du crayon et/ou croix à droite de votre expérience ou formation.
Pour changer d’adresse email, cela se passe dans vos paramètres, toujours en haut à droite, entrez dans vos paramètres et veillez à remplir/modifier le champ adresse e-mail. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment désactiver son compte ?
Vous souhaitez nous quitter ? Il est possible de supprimer votre profil de la plateforme. Pour ce faire, cliquez sur votre profil, onglet « Paramètres ». Sous votre photo de profil, une option s’offre à vous “ Désactiver mon compte”. Cliquez dessus.
Votre compte est alors désactivé. Il ne faut cependant pas oublier qu’à tout moment vous avez la possibilité de le réactiver. Comment ? En vous connectant directement sur la plateforme avec vos identifiants. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Un utilisateur n’arrive pas à se connecter, comment faire ?
Avant toute chose, nous vous recommandons de rechercher cette personne dans l’annuaire grâce au mode de vue liste et d’écrire son nom de famille dans le champ “mot clé”.
- S’il y a un profil, qu’il soit actif (pastille verte) ou non inscrit (pastille grise), rendez-vous sur son profil et cliquez sur le bouton Gérer l’utilisateur pour ensuite cliquer sur Modifier Profil et vérifier l’adresse email. Est-ce la bonne adresse email ? Devez-vous la modifier directement dans le champ ?
- Puis, si l’utilisateur est non inscrit, vous pouvez générer une nouvelle invitation emailing dans l’annuaire, toujours grâce au mode de vue liste. Il s’agit ensuite de sélectionner la ou les personne(s), puis par le bouton Action cliquez sur “Envoyer une nouvelle invitation ».
- Si l’utilisateur est déjà inscrit, après avoir vérifié et/ou modifié son adresse mail, vous pouvez l’inviter à regénérer son mot de passe via le bouton “Mot de passe oublié”
Le dernier recours est de supprimer l’utilisateur (actif ou inactif) dans le Mode de vue liste et de l’inviter à nouveau par le formulaire “Ajouter un utilisateur”, dans l’onglet Annuaire.
Comment switcher la plateforme en Anglais ?
Vous souhaitez basculer votre plateforme en anglais ? Rendez-vous sur votre espace profil à droite de l’écran. Cochez tout simplement la case “Anglais”.
En revanche, si lors de la parution d’un article de blog la langue “français” a été sélectionnée, celui-ci ne sera pas visible pour la version anglaise. Ce changement de langue est valable uniquement pour votre compte, en aucun cas pour l’ensemble de la communauté. 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Que signifient les références externes ?
Les références externes sont facultatives et représentent l’ID que vous reliez aux utilisateurs dans le but de synchroniser les données de la plateforme avec le CRM de votre école. Cet élément est alors présent dans l’export annuaire. Si vous souhaitez en ajouter une, rendez-vous sur le profil en question puis modifiez le profil.
Pour appliquer une référence externe sur une masse importante d’utilisateurs, nous vous recommandons d’exporter l’annuaire de la plateforme et de remplir la colonne Y, puis de renvoyer le document à votre référent Datalumni. 🎥 Découvrir l’explication en vidéo
Comment réaliser ses enquêtes RNCP ?
Grâce à votre plateforme alumni, il vous est possible de réaliser vos enquêtes RNCP et ainsi répondre aux exigences de France Compétences.
En effet, lors de leur première connexion, vos alumni vont devoir passer un questionnaire d’entrée à deux visées. Une visée qualitative permettant de mesurer leur degré de satisfaction quant à leur formation au sein de votre établissement. Nous avons ensuite une visée quantitative qui vient justement récolter la situation de vos alumni actuelle, à 6 et 24 mois, notamment : la catégorie socio-professionnelle, le type de contrat, le secteur d’activité ainsi que la rémunération brute annuelle. Par la suite, via l’onglet annuaire, il est possible de relancer vos inscrits et vos non-inscrits à répondre à l’enquête à 6 et 24 mois par un email de masse. Même si un utilisateur n’a pas activé son compte il reçoit la relance de réponse à l’enquête.
Suivez ensuite les données récoltées par une cartographie des emplois via l’onglet statistiques. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
PARTIE 2 / L’outil du Mentorat
Comment trouver un mentor ?
Si un utilisateur souhaite trouver son mentor, nous l’invitons à se diriger sur l’onglet « Mentorat ». Il trouvera alors tous les profils qui ont préalablement signalé être disponibles pour devenir mentor, via leurs paramètres ou via le questionnaire d’entrée.
Afin de trouver le mentor idéal, il est possible d’affiner sa recherche via les filtres en haut de page. Un profil en particulier se démarque du lot ? Il suffit alors de cliquer sur sa fiche, puis sélectionner le bouton « Solliciter comme Mentor ». Dès lors, un email automatique avertit le mentor qui dispose de deux semaines pour répondre à la demande sur la plateforme, dans ses paramètres.
Depuis les paramètres du compte, il est possible de gérer et survoler les demandes de mentorat. Il suffit de cliquer sur l’onglet “Mes Parrainages”.
Si le mentor accepte, alors nous avertissons par email le mentoré, avec une petite note explicative sur la relation de mentorat. Nous incitons fortement le mentoré à démarrer une conversation avec son mentor. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment devenir mentor sur la plateforme ?
Si un profil souhaite devenir soi-même mentor, il suffit de se rendre sur l’onglet du mentorat.
Une bannière violette en haut de page s’affiche pour les profils n’étant pas enregistrés comme mentor. Cette bannière invite alors ses personnes à activer le mentorat. Il leur suffit alors de suivre les indications qui re dirigent vers les paramètres des utilisateurs.
Je vais maintenant vous présenter une autre manière d’activer le mentorat d’un compte. L’utilisateur peut également se rendre directement dans ses Paramètres et sélectionner l’onglet Mes parrainages puis cocher la pastille “Je souhaite activer le Mentorat sur mon compte”.
Si un membre de la communauté sollicite un mentor disponible, il sera alors directement averti par email ainsi que sur la plateforme.
Depuis les paramètres du compte d’un mentor et d’un mentoré, il est possible de gérer et survoler les demandes de mentorat. Il suffit de cliquer sur l’onglet “Mes Parrainages”. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
PARTIE 3 / L’outil Actualité
Comment publier un article ?
Afin de publier un article, sélectionnez « Actualité ».
En haut à gauche, cliquez sur « Ajouter un article ». Renseignez les champs obligatoires, à savoir le Titre : le Slug se remplit automatiquement en même temps que le titre. Il convient ensuite d’ajouter le contenu de votre article.
Grâce à la barre d’outils, jouez avec les caractères, les polices et le format. À tout moment, ajoutez des vidéos Youtube, des photos ou des liens. Une fois votre article rédigé, sélectionnez la langue de parution pour dévoiler l’article soit sur la version française de la plateforme, soit sur la version anglaise, ou les deux. Ensuite, renseignez l’auteur et ajoutez une photo de couverture via « Importer », ce sera l’image visible, en tête d’affiche de votre article. Enfin, sélectionnez une catégorie relative à votre article.
La date de publication permet de décider du moment de parution de l’article, vous pouvez donc programmer la publication d’articles. Si ce champ est vide, alors l’article sera enregistré en brouillon. Il n’y a plus qu’à publier !
Vous retrouverez votre article dans l’onglet Actualité. Dans le cas où vous auriez programmé la publication de votre article, retrouvez le dans l’onglet “Brouillons” via l’onglet actualité. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Qu’est-ce qu’un slug ?
Il vous est demandé de choisir un slug lorsque vous créez un article, donc une nouvelle page sur votre plateforme. Un slug est l’identification URL d’une page.
Par exemple : https://ecole.datalumni.com/blog/ceci-est-un-article-super-cool.
De manière automatique, il correspond au titre de votre article mais vous pouvez le changer à condition qu’il n’intègre pas d’espaces ou de caractères spéciaux. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment faire apparaître un article de blog à la une ?
Dès qu’un article de blog est publié, il apparaît automatiquement à la une, sur la page d’accueil. Ce sont vos derniers articles publiés. Il vous est également possible de modifier la date de publication d’un ancien article, celui-ci remonte automatiquement à la une. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
PARTIE 4 / L’outil emploi et stage
Comment publier une offre d’emploi?
Sélectionnez l’onglet « Stages / Emplois ». Vous pouvez dès lors, voir les offres archivées ou alors poster une offre. Cliquez dessus. Renseignez les champs obligatoires. Laissez-vous guider et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer ».
Tous les membres de votre communauté peuvent publier une offre. Vous aurez par la suite la possibilité d’approuver ou refuser cette publication d’offre via vos paramètres dans l’onglet “Annonces”.
En fonction des éléments renseignés dans l’offre, vos utilisateurs peuvent filtrer les opportunités d’emploi, notamment par type de contrat et secteur d’activité.
Sachez que chaque jeudi à 13h se déclenche une alerte emailing des nouvelles offres d’emploi de la semaine, à destination des utilisateurs ayant coché dans leurs paramètres “Je souhaite recevoir la notification hebdomadaire des offres d’emploi”. Les utilisateurs peuvent choisir de recevoir uniquement les offres qui les intéressent en fonction du type de contrat et du secteur d’activité. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Qu’est-ce que l’onglet “offres archivées” ? Quand les offres d’emplois sont-elles archivées ?
Afin de mesurer la performance de votre Jobboard ou tout simplement de retrouver une annonce publiée par un recruteur, vous pouvez consulter l’historique des offres archivées.
Vous constaterez que vous possédez un onglet “offres archivées”. Cet onglet affiche les offres d’emploi obsolètes.
Les offres d’emplois sont archivées lorsque :
- la date de candidature ou la date de début sont dépassées au bout de trois mois.
- elles sont retirées par la personne qui les a publiées : nous envoyons une relance emailing à J+30 et J+60 à l’auteur pour connaître l’état de son offre. Est-elle pourvue ? Si oui, est-ce grâce au réseau ? Reste-t-elle à pourvoir ? La réponse à ces trois choix différents nous permet d’obtenir des statistiques que vous pouvez retrouver grâce au bouton Exporter les offres archivées. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Qui peut publier une offre d’emploi ?
L’ensemble des membres inscrits de la communauté peut publier une offre d’emploi, dont les recruteurs. Celle-ci sera directement publiée si vous avez coché la case “Demande d’approbation des offres” dans vos paramètres depuis l’onglet annonces. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Le rôle recruteur, quels sont ses droits, ses autorisations ?
Le recruteur est une catégorie d’utilisateur qui a accès à l’onglet Emplois/stages, Accueil, A propos et les Actualités. Il n’a donc pas la permission de se rendre sur un profil, ni d’accéder à l’annuaire ou au mentorat.
Le but étant qu’il puisse néanmoins suivre l’actualité de votre école et surtout vous soumettre des offres d’emploi.
Attention : un recruteur qui souhaite s’inscrire n’est pas soumis à une validation d’inscription de votre part : il est automatiquement accepté, en revanche vous pouvez cocher dans vos paramètres administrateurs l’approbation à priori des offres d’emploi soumises. 🎥 Découvrir l’explication vidéo
Comment consulter la liste du rôle recruteur ?
Comment les utilisateurs peuvent-ils recevoir une alerte sur les offres d’emploi ?
Les utilisateurs à l’écoute d’opportunités peuvent être informés par email des dernières offres d’emploi publiées dans la semaine.
Pour s’inscrire à cette notification hebdomadaire, rendez-vous dans l’onglet « Paramètres ». Faites défiler l’écran jusqu’à obtenir l’item
« paramètres du compte ». Vous pouvez ensuite personnaliser vos choix de compte en fonction de vos préférences.
En l’occurrence, je souhaite recevoir chaque semaine des offres d’emplois qui pourraient m’intéresser, en fonction du type de contrat et du secteur d’activité choisi. Chaque jeudi, à 13h, je reçois donc un email automatique avec les offres d’emploi de la semaine correspondant à mes critères (uniquement s’il y en a eu). 🎥 Découvrir l’explication vidéo
PARTIE 5 / A propos de cette FAQ
Comment contacter le centre d’aide si besoin ?
Si cette FAQ ne répond pas à vos questions, vous pouvez envoyer un email à clementine@datalumni.com